¿Cómo solicitar un reembolso?

¿Qué es una solicitud de reembolso?

La solicitud de reembolso la presenta cualquier empleado cuyo gasto haya sido pagado con recursos propios. Estos pedidos cubren compras realizadas fuera de las tarjetas de crédito de Clara y están disponibles para los empleados que no tienen una tarjeta corporativa designada.

Como empleado que utiliza Clara, aquí encontrarás todo lo que necesitas saber para presentar reembolsos y recibir tu dinero de vuelta. Recuerda que todos los empleados tienen acceso por defecto al módulo de solicitud de Reembolsos; no es necesario solicitar acceso adicional. Ten en cuenta que tu administrador debe habilitar los reembolsos para tu empresa antes de que puedas solicitar un reembolso.

Crear una solicitud de reembolso en la plataforma Clara es sencillo y rápido.

Primero, debes registrar la información de tu cuenta bancaria personal. 
Para recibir el reembolso de tus gastos de bolsillo, debes proporcionar tu cuenta bancaria personal, incluyendo tu NIT y Cuenta bancaria.

Asegura que esta sea tu propia cuenta bancaria, no la de otra persona (Debe estar a tu nombre).

Te explicamos cómo hacerlo:

Configuración de cuenta:

1. Accede a la plataforma y dirígete a la sección "Reembolsos".
2. Ingresa los datos bancarios: Agrega tu NIT y los datos de tu cuenta bancaria. Asegúrate de que la cuenta te pertenezca.
3. Guarda la información para continuar.
   
   

Creación de solicitud de reembolso:

Para crear una nueva solicitud de reembolso, sigue estos pasos:

• Iniciar solicitud:
  En el panel principal, haz clic en el botón "Nueva solicitud" para comenzar a crear tu solicitud de reembolso.
  
  
• Cargar Comprobante:
  Adjunta el recibo o comprobante de pago haciendo clic en "Elegir archivos" o arrastrando el archivo desde tu dispositivo. Asegura que la evidencia que estás cargando se alinee con la política de gastos de tu empresa. Tu recibo se mostrará como referencia.
  
  
• Ingresa los Detalles de Reembolso:
  Completa los campos en el lado derecho de la pantalla.
  
  Monto: Ingresa el monto total del gasto.
  Fecha de gasto: Selecciona la fecha en que se realizó el gasto.
  Comerciante: Elige el proveedor o comercio donde se realizó el gasto de la lista desplegable (por ejemplo, "Aeroméxico"). Si no puedes encontrar al comercio, tendrás la opción de crear uno nuevo.
  Categoría: Selecciona la categoría adecuada para el gasto (por ejemplo, "Viajes").
  Descripción del gasto: Proporciona una breve explicación del gasto, incluidos detalles relevantes como el propósito (por ejemplo, "Reembolso de los gastos de viaje incurridos durante la conferencia anual de la empresa en abril, incluidos pasajes aéreos, alojamiento y comidas").
  
  
• Enviar para aprobación:
  Después de completar todos los detalles, haz clic en "Enviar para aprobación", esto enviará la solicitud al responsable de aprobar o rechazar tu solicitud para su revisión.

Estos pasos garantizan un proceso fluido y claro, lo que facilita la vida de todos los involucrados en el flujo de reembolso.