¿Cómo configurar el módulo de reembolsos?

Configuración del módulo de Reembolsos.

Este artículo está destinado a los usuarios que tienen un rol de Administrador en Clara.

Si tienes acceso de Administrador, configurar el módulo Reembolsos es un paso importante para garantizar que las solicitudes de reembolso se procesen de manera eficiente y de acuerdo con la política de gastos de tu empresa.

Lo básico:

1. Asegúrate de haber creado los usuarios de tus colaboradores en la plataforma; este es el primer paso fundamental para que todos tus empleados puedan solicitar un reembolso. Si no tienen un usuario creado, no podrán acceder a la plataforma ni gestionar sus solicitudes. Puedes hacerlo en la sección de “Equipo”. Te compartimos cómo realizarlo de manera sencilla:
   
   Como crear nuevos usuarios.
   
   

2. Configura tus flujos de aprobación de acuerdo con la política de gastos de tu empresa en el botón de configuraciones del lado superior derecho. Te mostramos cómo hacerlo:
   
   Configuración de flujos de aprobación.
   
   
   
   
3. Todos los empleados tienen acceso por defecto al módulo de Reembolsos; no es necesario otorgar acceso adicional.
   
   
4. Para dar acceso a miembros del departamento de finanzas o a cualquier persona responsable de gestionar los pagos de reembolsos, no importando su rol dentro de Clara, habilita la sección "Gestión de Reembolsos".
   
   

¿Qué es la Gestión de Reembolsos?
La vista de Gestión de Reembolsos permite a los Administradores y a los usuarios designados:

• Ver todas las solicitudes de reembolso de la empresa y rastrear su estado actual.
• Acceder a la pestaña "Pendiente de pago", donde se muestran todas las solicitudes de reembolso aprobadas que están listas para el pago. Los Administradores y los usuarios con este acceso pueden marcar solicitudes como pagadas o rechazarlas si es necesario. También está disponible la acción masiva en el panel de control.
• Se pueden agregar detalles de pago opcionales, como la fecha de pago, concepto, método de pago y notas adicionales, para registrar la información del pago. Esto ayuda a garantizar un control total sobre el estado de los reembolsos de la empresa.
• Descargar un archivo CSV con toda la información relacionada con los pagos, proporcionando una referencia clara para rastrear y gestionar los pagos de reembolsos.
  
  Marcar reembolsos como pagado.
  
  

¿Cómo otorgar acceso a la Gestión de Reembolsos?

• Ve a la sección: Equipo > Selecciona al usuario que deseas otorgar permiso a la gestión de Reembolsos > Elige "Gestión de Reembolsos" en el espacio de secciones > Guarda los cambios.
  
  Acceso a Gestión de Reembolsos.
  
  
  
  
• Cualquier tipo de rol puede tener acceso a la Gestión de Reembolsos; depende de ti, el administrador, decidir quién debería tenerlo. Este acceso se puede eliminar cuando se desee siguiendo las mismas instrucciones.
  
  
• Todos los administradores tienen acceso a esta vista de forma predeterminada.