Guía de integración: Zoho Books + Clara

Optimiza tu contabilidad conectando Clara con Zoho Books. Esta integración sincroniza automáticamente tus transacciones, categoriza gastos y asigna impuestos, eliminando las exportaciones manuales en archivos CSV.

1. ¿Cómo funciona la sincronización?

La información fluye de manera unidireccional (de Clara hacia Zoho Books) bajo las siguientes reglas:

• Frecuencia: Puedes elegir que sea diaria (predeterminada), semanal o mensual.

• Estado de la transacción: Solo se sincronizan movimientos autorizados. Las transacciones pendientes, rechazadas o en revisión no se envían.

• Margen de espera: Puedes configurar de 0 a 7 días de margen. Esto permite que tus colaboradores tengan tiempo de adjuntar recibos y etiquetas antes de que el gasto se envíe a Zoho Books.

2. Configuración de Gastos e Impuestos

Cada transacción llega a Zoho Books como un gasto completo. Aquí los detalles técnicos:

3. Mapeo de Categorías (Catálogo de Cuentas)

Tienes tres opciones para que Clara sepa a qué cuenta de gastos enviar cada movimiento:

• Opción A - Campos Contables (Recomendado): El usuario elige el centro de costos o código en la app de Clara y este se mapea 1:1 en Zoho.

• Opción B - Etiquetas: Las etiquetas usadas en Clara definen la cuenta en Zoho Books automáticamente.

• Opción C - Reglas Personalizadas: Se crean condiciones basadas en el proveedor, departamento o tipo de gasto.

• Cuenta Puente (Catch-All): Si un gasto no cumple ninguna regla, llega a una cuenta general para que no se detenga la sincronización.

📋 Requisitos para empezar

Para activar esta integración, asegúrate de contar con lo siguiente:

• Acceso de Administrador: Necesitas credenciales de administrador en Zoho Books para autorizar la conexión vía OAuth.
• Cuenta Puente: Debes crear una cuenta bancaria o de tarjeta dedicada en Zoho Books (por ejemplo, "Tarjeta Clara") para recibir los movimientos de Clara.
• Moneda (MXN): Ten en cuenta que, en su configuración predeterminada, esta integración solo admite transacciones en pesos mexicanos (MXN). Las transacciones en moneda extranjera están fuera del alcance predeterminado.

Cuentas de Gastos y Proveedores: Para asegurar que el mapeo funcione correctamente, debes tener cuentas de gastos en Zoho Books para cada categoría de Clara, así como las tasas de impuestos configuradas para IVA 16% e IVA 0%.

⚠️ Limitaciones Importantes (Lo que NO incluye)

Para evitar duplicidad o errores contables, los siguientes elementos están fuera del alcance estándar:

1. Moneda Extranjera: Solo se admiten transacciones en MXN.

2. Pagos de Estados de Cuenta: El pago mensual que haces a Clara no se sincroniza automáticamente.

3. Facturas de proveedores (Bills): Solo se sincronizan gastos de tarjeta.

4. Reembolsos y Devoluciones: Las transacciones negativas deben gestionarse de forma independiente según tu flujo de implementación.