Guía de integración: Zoho Expense + Clara 🇨🇴

Conecta Clara con Zoho Expense para automatizar el control individual de gastos. Con esta integración, cada transacción realizada con las tarjetas Clara aparecerá automáticamente en el perfil del colaborador correspondiente en Zoho, lista para ser incluida en su próximo reporte.

1. ¿Qué hace esta integración?

Sincroniza tus transacciones de tarjetas corporativas directamente al perfil personal de cada empleado en Zoho Expense.

• Adiós al trabajo manual: Los empleados ya no tienen que crear el gasto desde cero.

• Control Individual: Facilita el seguimiento por usuario y los flujos de aprobación interna.

2. ¿Cómo funciona la sincronización?

La información fluye de manera unidireccional (de Clara hacia Zoho Expense) bajo las siguientes reglas:

• Asignación por correo: El sistema utiliza el campo erp_id en el perfil de Clara (donde debe estar el correo del usuario en Zoho) para saber a quién asignarle el gasto.

• Multimoneda: A diferencia de otras integraciones, esta admite múltiples divisas (MXN, COP, USD, EUR, etc.) y registra el tipo de cambio del momento.

• Frecuencia: Configurable de forma diaria, semanal o mensual.

• Filtro de seguridad: Solo se envían transacciones autorizadas.

3. Visualización de los movimientos en Zoho Expense

Cómo aparecerán las transacciones

Cada transacción llega como un registro de gasto individual asignado al colaborador.

• Detalles del registro: Se incluye la fecha, el nombre del comercio, el monto original y la moneda de la transacción.
• Referencia: Verás los últimos 4 dígitos de la tarjeta utilizada en el campo de referencia.
• Multimoneda: La integración admite múltiples divisas (MXN, USD, COP, EUR, etc.) y calcula automáticamente el tipo de cambio al momento de la operación.

Cómo aparecerán los reembolsos

• Proceso: Las devoluciones o transacciones negativas se gestionan a través de un flujo configurable independiente (como reembolsos de gastos o asientos contables) definido durante tu configuración inicial.

Gestión de reportes de gastos

• Agrupación: Clara crea los gastos como registros individuales. La agrupación de estos gastos en reportes específicos sigue siendo gestionada por el usuario o administrador directamente dentro de Zoho Expense.

4. Mapeo de Categorías

Para que cada gasto se clasifique correctamente en tu catálogo de Zoho Expense, puedes elegir:

1. Campos Contables (Recomendado): El colaborador elige la categoría directamente en la app de Clara.

2. Etiquetas: El uso de etiquetas específicas en Clara define la categoría en Zoho.

3. Reglas Personalizadas: Lógica avanzada que combina el nombre del comercio, la moneda o el departamento.

📋 Requisitos para la implementación

Antes de solicitar la activación, asegúrate de cumplir con estos puntos técnicos:

• Usuarios Espejo: Todos los tarjetahabientes de Clara deben existir previamente como usuarios en Zoho Expense.

• Configuración erp_id: Es obligatorio que el campo erp_id en el perfil de Clara de cada colaborador contenga su correo electrónico registrado en Zoho.

• Cuenta de Pago: Definir en Zoho la cuenta de "pago a través de" (ej. "Tarjeta Clara").

• Acceso Admin: Credenciales para autorizar la conexión vía OAuth.

💡 Notas Importantes

• Margen de espera: Puedes configurar de 0 a 7 días de retraso en la sincronización. Esto da tiempo a los empleados para subir sus fotos de recibos en Clara antes de que el dato viaje a Zoho.

• Resguardo de Archivos: Recuerda que las imágenes de los recibos permanecen alojadas en Clara y no se transfieren automáticamente a Zoho Expense.