Revisión de Gastos con Reglas Automáticas

La Revisión de Gastos es una funcionalidad que te permite definir reglas automáticas para aprobar, rechazar o escalar transacciones con tarjeta dentro de Clara. Estas reglas ayudan a reforzar tu política de gastos, simplificar cierres contables y mejorar el cumplimiento fiscal.
 

⚠️ Ten en cuenta que esta funcionalidad no afecta el estatus de liberación de las transacciones. Solo impacta el proceso de revisión para alinearse con las políticas de tu empresa.

Consulta aquí más sobre los estados de transacción

Beneficios principales

• Automatiza la aprobación o revisión de gastos según tus reglas internas.

• Detecta gastos fuera de política en tiempo real.

• Agiliza los cierres de mes.

• Mejora la deducibilidad fiscal al mantener documentación y control adecuado.

¿Cómo funcionan las reglas de revisión?

Puedes establecer condiciones específicas para que cada transacción con tarjeta siga un flujo de revisión determinado. Las condiciones pueden incluir:

• Monto de la transacción (ej. mayores a $200)

• Nombre o categoría del comercio (ej. Uber, Facebook)

• Rol, ubicación o grupo del tarjetahabiente

• Tipo de tarjeta

A partir de estas condiciones, puedes configurar:

• Aprobación automática: para gastos controlados que no necesitan verificación.

• Rechazo automático: para gastos no permitidos.

• Flujos de aprobación manual: puedes agregar hasta 5 niveles de verificación personalizados.

¿Cómo creo una nueva regla de aprobación?

Esta acción solo puede realizarla un administrador de la cuenta.

1. Ingresa a tu cuenta en Clara Web.

2. Ve a Movimientos > Configuración ⚙️

   

3. Activa la funcionalidad de Revisión de Gastos (si aún no lo has hecho).

4. Haz clic en “+ Crear flujo de revisión”

   

5. Asigna un nombre y descripción a la regla.

6. Define las condiciones de transacción.

   

7. Selecciona el tipo de revisión (automática o con aprobadores).

8. Guarda y activa la regla.

✅ Una vez activas una regla, se aplicará únicamente a transacciones nuevas. No tiene efecto retroactivo.

¿Cómo reviso una transacción?

Si formas parte del flujo de revisión manual, podrás revisar transacciones desde dos secciones:

Desde la sección de Tareas (Web):

1. Ve a Tareas > Transacciones con tarjeta

2. Verás las transacciones asignadas para tu revisión

3. Haz clic en Aprobar o Rechazar

4. En caso de rechazo, deja un mensaje explicando el motivo

   

Desde la sección de Movimientos (Web):

1. Ve a Movimientos

2. Filtra por Mis revisiones pendientes

   

3. Haz clic en cada transacción para revisarla

4. Aprobación o rechazo según corresponda, incluyendo comentario si se rechaza

   
   

    

🔍 Por ahora, la aprobación de gastos está disponible solo en Clara Web.
Desde la app móvil puedes consultar el estado de revisión de cada transacción en tiempo real.

Preguntas frecuentes sobre Revisión de Gastos

¿Qué significa cada estatus de revisión?

📌 Nota: Las transacciones fallidas o no facturables no son elegibles para revisión o aprobación.

 

¿Quién puede usar los flujos de aprobación?

Esta funcionalidad está disponible para todos los clientes con planes PRO y ENTERPRISE, y para usuarios activos en la plataforma.

• Solo los Administradores y Contadores pueden crear o editar reglas.

• Todos los usuarios pueden visualizar el estatus de aprobación en sus propias transacciones.

 

¿Puedo aplicar reglas distintas para diferentes equipos o tarjetahabientes?

Sí. Puedes personalizar reglas según el tarjetahabiente, comercio y otros filtros.

Por ejemplo:

• Aprobar automáticamente gastos menores en el equipo de marketing.

• Enviar a revisión las compras del equipo de ventas superiores a $500.

 

¿Puedo modificar una transacción ya aprobada?

Sí. Los Administradores y Contadores pueden cambiar el estatus de cualquier transacción, incluso si fue aprobada o rechazada automáticamente.

Esta opción está disponible después de la primera revisión realizada.

 

¿Qué pasa si una transacción cumple con varias reglas?

Las reglas se aplican en orden de prioridad.
Solo se aplicará la primera regla que coincida con los criterios de la transacción, incluso si hay otras reglas posteriores que podrían tener un resultado distinto.

 

¿Cómo sé si tengo transacciones pendientes por revisar?

Actualmente, se envían múltiples recordatorios para facilitar la gestión:

• Recordatorios semanales con un resumen de tareas, incluyendo revisiones pendientes.

• Correos de confirmación cuando una transacción es rechazada, para que el tarjetahabiente esté informado.

• Recordatorios quincenales a los tarjetahabientes para subir evidencia de sus gastos, ayudando a mejorar el cumplimiento fiscal.