Escaner OCR

Utiliza Inteligencia Artificial para escanear y validar la evidencia de tus transacciones.

En Clara trabajamos para que tu empresa tenga pueda usar la más alta tecnología para mejorar tus procesos de revisión de gastos, asegurando que tus procesos sean los más eficientes y seguros posibles.

Por eso, creamos la funcionalidad de “Scanner, que utiliza Inteligencia Artificial para identificar y validar que los archivos que están ligados a tus transacciones sean los correctos, ahorrándote horas de revisiones manuales.

 

Nota: Este es una herramienta nueva, por lo que es posible que la IA cometa tenga algunas inconsistencias en estos procesos, por lo que es importante que verifiques los datos extraídos. 

 

¿Qué es el Scanner? 

Una herramienta de Inteligencia Artificial que analiza todos los documentos que subas a tus transacciones y:

• Identifica si cada documento es una Factura, un Recibo u otra documento
• Extrae la información más importante del documento (Nombre y RFC del emisor, propina, IVA, lista de artículos comprados, etc.)
• Compara la fecha y monto extraídos del documento con la transacción, y confirma si el documento coincide. 
• Incluye la información extraída en el CSV descargable.

Todo con el propósito de facilitar tus procesos de auditoría y revisión de evidencias, gracias al IA.

 

¿Cómo funciona? 

Solo sube tus documentos como siempre lo has hecho, y nosotros nos encargamos del resto.

1. Entra a la sección de “Movimientos”
2. Selecciona la transacción a la que quisieras subir la evidencia
3. Busca el apartado de “Archivos”
4. Sube tu documento en formato PDF o PNG.

Inmediatamente, el documento será procesado, escaneado y validado por Clara, y verás el tipo de documento, la data extraída y el resultado de la verificación, directamente en esa sección. 

 

¿Qué tienen de diferencia los tipos de documento? 

Cualquier archivo que subas a una transacción será identificado como uno de los siguientes tres tipos de documentos:

• Factura: Representación impresa de un documento legal que indica la compraventa de un bien o servicio. Generalmente es el documento por autoridad fiscales para poder deducir un gasto.
• Recibo: Representación impresa de la transacción, que generalmente no tiene validez fiscal y puede tener información limitada.
• Otro Documento: Cualquier otro tipo de documento que no sea factura o recibo.

Nuestro escáner analizará el documento que subiste, y buscará identificar el tipo de documento correcto. Es importante recordar que solo podrás tener un documento identificado como factura, y un documento como recibo a la vez. Todos los demás documentos serán identificados como “Otros Documentos”.

 

Nota: Para que la IA funcione correctamente, es importante procurar que las fotos o archivos subidos sean de la mejor calidad posible, por lo que procura asegurarte que los archivos no estén borrosos, y estén bien iluminados. 

 

¿Puedo cambiar el tipo de documento de un archivo ya subido? 

Si el documento no fue identificado correctamente, puedes cambiar el tipo de documento cuando quieras.

1. Selecciona la transacción que tenga el documento que quieras modificar.
2. Busca la sección de archivos
3. Haz clic en el botón que dice el tipo de documento (Factura, Recibo u Otro)
4. Se abrirá un menú desplegable donde podrás seleccionar el tipo de documento que tu quieras.
5. Selecciona el nuevo tipo de documento que quieras asignar.

 

¿Puedo tener más de un recibo o factura por transacción? 

Puedes agregar todos los documentos que quieras a una transacción. Sin embargo, solo puedes tener un documento identificado como Factura y otro como Recibo en cada transacción. Esto nos permite asegurar que la información en tu CSV descargable sea la del documento correcto. 

Puedes seguir agregando la cantidad de documentos que quieras, pero si hubiera documentos repetidos (2 facturas a la vez) solo uno será identificado como “Factura” en la plataforma.

 

¿Cómo puedo revisar la información extraída del documento? 

Para revisar toda la información que se extrajo del documento, puedes seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona la transacción que tenga el documento que quieras modificar.
2. Busca la sección de archivos
3. Haz clic en el botón que tiene tres puntos (...)
4. Selecciona “Ver detalle” en el menú desplegable

 

¿Cómo puedo editar la información extraída? 

En caso que el IA no haya identificado la información en el documento, algunos campos podrían quedar vacíos. Si quieres llenarlo manualmente, puedes seguir lo siguiente:

1. Selecciona la transacción que tenga el documento que quieras modificar.
2. Busca la sección de archivos
3. Haz clic en el botón que tiene tres puntos (...)
4. Selecciona “Ver detalle” en el menú desplegable
5. Busca la parte de abajo de la pantalla lateral, y haz clic en editar
6. Haz los cambios que veas necesarios
7. Cuando termines, haz clic en “Guardar y verificar”
8. Listo, la información será guardada en el documento.

 

¿Cómo verifico que el documento sea el correcto para la transacción? 

Cuando subas una factura o recibo, la IA comparará el monto y fecha extraídos del documento con la de la transacción, y mostrará una verificación en caso de que coincidan. 

1. Entra a la sección de “Movimientos”
2. Selecciona la transacción a la que quisieras subir la evidencia
3. Busca el apartado de “Archivos”
4. Sube tu archivo y se comenzará a procesar
5. Cuando el archivo se haya procesado, verás aparecer el monto y fecha del documento debajo de su nombre, junto con una palomita o cruz dependiendo del resultado de la verificación
6. Por último verás el resultado de la verificación del documento en la parte inferior. Si el documento coincide, mostrará un mensaje de “Auto-verificado”. Si no coincide, mostrará de un mensaje de “No verificado”. 
7. Si un documento no está verificado, el icono en la tabla mostrará un punto rojo hasta que sea verificado.

 

¿Puedo cambiar la verificación manualmente? 

Si hubiera un caso donde el documento no coincide con la transacción (i.e. la factura se emitió en una fecha diferente al pago), cualquier usuario puede verificar un documento manualmente. 

Sigue los siguientes pasos: 

1. Selecciona la transacción que tenga el documento que quieras verificar manualmente.
2. Busca la sección de archivos
3. Haz clic en el botón que tiene tres puntos (...)
4. Selecciona “Ver detalle” en el menú desplegable
5. Busca la parte de abajo de la pantalla lateral, y haz clic en editar.
6. Si quieres, puedes editar, o cambiar cualquier información que tu quieras.
7. Haz clic en “Guardar y verificar”
8. El documento ahora estará verificado por tí, y tendrá una leyenda que diga “Verificado manualmente”

 

¿Cómo descargo la información extraída? 

Para poder descargar la información extraída de todos tus documentos, ahora tendrás la opción de descargar un CSV “Enriquecido” con toda la información adicional de la transacción que pudimos extraer de los documentos adjuntos.

1. Entra a la sección de Movimientos
2. Selecciona el botón de Descargar
3. Selecciona la opción “CSV Enriquecido”
4. Verás una nueva versión del CSV con toda la información extraída de los documentos adjuntos a cada transacción.

Nota: En el archivo descargable solo verás la información de la factura y recibo adjunta, y será priorizada la información de las facturas para incluirse en el CSV. Esto significa que primero extraemos toda la información posible de la factura, y después revisaremos el recibo para agregar la información complementaria.