Aplicación de la política de gastos de tu empresa mediante Requirements

Garantiza la deducibilidad fiscal y el cumplimiento interno al requerir recibos, etiquetas y descripciones para cada transacción con tarjeta. Al habilitar esta función, tu empresa fomenta una cultura de gastos alineada con las políticas corporativas, auditorías externas y requisitos fiscales.

Ahora puedes personalizar estos requisitos para adaptarlos a tus necesidades específicas, ya sea que priorices deducciones fiscales, cumplimiento de auditorías o control general del gasto.

Toma el control del gasto de la empresa con Requirements, una potente nueva herramienta que te permite exigir documentación por cada centavo gastado.

⚠️ Nota: Activar esta función no afecta la autorización ni la aprobación de una transacción. Solo impacta el proceso interno de revisión de gastos de tu empresa.

Configuración de los requisitos de gastos para mi empresa

Solo los administradores pueden realizar esta configuración:

1. Ve a Movements > Settings ⚙️ o Settings > Policies > Requirements
2. Selecciona si los adjuntos, etiquetas y/o descripciones son obligatorios activando cada opción
3. Al activar la obligatoriedad de los adjuntos, puedes elegir el tipo de archivo requerido: factura XML, factura PDF, recibo u otro.
4. Si seleccionas más de un tipo de archivo, podrás elegir si se requiere uno de cada tipo o ambos tipos de archivo. 
5. También puedes hacer obligatorias las etiquetas y descripciones.
6. Al activar la opción de ventana de tiempo (Time window), podrás generar mayor conciencia en los usuarios según un periodo específico.
7. Al finalizar la configuración, no olvides guardar los cambios
8. Después de guardar, todas las nuevas transacciones aparecerán con el estado “Elementos faltantes” hasta que el usuario complete todos los requisitos. Una vez completados, las transacciones iniciarán el proceso de revisión definido por las reglas de revisión de gastos. 
    

⚠️ Una vez que una regla esté activa, las transacciones a partir de ese momento se manejarán en consecuencia. Esta configuración no aplica de forma retroactiva a transacciones pasadas. Se recomienda configurarla en cualquier momento. Considera el impacto máximo a partir del siguiente ciclo completo.

Aplicación de requisitos en transacciones con tarjeta

Una vez completada la configuración, las nuevas transacciones se asignarán automáticamente con el estado "Elementos faltantes" tanto en web como en móvil. Los titulares de tarjetas pueden ver este estado en la columna "En revisión" de la tabla de transacciones, así como en el detalle de la transacción.

Para enviar una transacción a revisión, se deben completar todos los campos obligatorios. Los usuarios serán alertados mediante banners en pantalla y etiquetas junto a cada campo requerido. Si se necesita un adjunto, el requisito se mostrará claramente en el cargador y en un banner informativo.

Omitir requisitos

Actualmente, los clientes tienen dos opciones flexibles para gestionar transacciones con estado "Elementos faltantes":

1. Los titulares de tarjeta pueden omitir requisitos: Desde la pestaña Review, pueden seleccionar la opción skip requirements (disponible en desktop y móvil). Deben proporcionar una razón, tras lo cual la transacción pasa al estado En revisión, marcada con una alerta visible (⚠️ En revisión).
2. Admins y contadores pueden cambiar el estado manualmente: Estos roles pueden cambiar el estado de una transacción de Elementos faltantes o En revisión a Aprobado o Rechazado en cualquier momento. Este cambio también puede realizarse incluso si la transacción ya está aprobada o rechazada.

Recordatorios diarios y semanales

Los usuarios con transacciones pendientes en la sección "Elementos faltantes" recibirán notificaciones diarias por correo electrónico para completar estas acciones.

La notificación incluirá:

• El número total de transacciones pendientes en Elementos faltantes
• El número de transacciones que han excedido la ventana de tiempo definida (si aplica).
• El valor total de estas transacciones en moneda local.
• Un enlace de acción (CTA) para dirigir al usuario directamente a la sección correspondiente.

El sistema está diseñado para proporcionar a los usuarios una visión completa de sus responsabilidades pendientes mediante una sola comunicación consolidada. En particular, recibirán un resumen detallado dentro del correo semanal de tareas pendientes.

Este correo funciona como un centro centralizado que agrupa todos los elementos que requieren atención.

1. Tareas pendientes de revisión: Elementos o solicitudes que esperan aprobación o rechazo del usuario.
2. Transacciones con Elementos faltantes: Gastos o transacciones con documentación incompleta o ausente (recibos, facturas o información clave), lo que impide su procesamiento final y cumplimiento.

El objetivo de este correo consolidado es proporcionar un recordatorio único y no intrusivo con todas las acciones necesarias para mantener el reporte de gastos y los flujos de aprobación actualizados.